Pengertian Biaya EPDA, PDA, FDA Dalam Shipping dan Contohnya

(www.kapaldanlogistik.com) Pengertian dan Contoh FDA, PDA, EPDA Pada Shipping – Dalam dunia pelayaraan dan keagenan kapal pastinya anda mengetahui apa yang disebut dengan disbursement. Ketika kapal anda ingin singgah disuatu pelabuhan dan membutuhkan agen kapal, maka nantinya terdapat tagihan yang dikeluarkan oleh Shipping Agency selaku pemberi jasa service ke kapal. Melalui penunjukan agen kapal (Agency Appointment) maka maka agency akan menerbitkan Profoma Disbursement Account (PDA) dan setelah kapal meninggalkan pelabuhan agency akan menerbitkan Final Disbursement Account.

PDA (Profoma Disbursement Account) adalah penawaran profoma awal kepada shipowner sebagai perkiraan biaya pada saat kapal singgah di pelabuhan. Sedangkan FDA (Final Disbursement Account) adalah profoma akhir yang dikirimkan kepada shipowner setelah kapal berlayar dan semua tagihan telah diterima untuk semua layanan yang diberikan untuk kapal.

Berikut ini adalah penjelasan PDA atau yang biasa disebut dengan EPDA dan FDA terkait dengan tagihan kapal dipelabuhan yang dikeluarkan oleh agency kapal.

Pengertian Disbursement 

Disbursement dalam Bahasa Indonesia berarti ‘pembayaran’. Dalam kata lain Disbursement merupakan proses pemenuhan kewajiban dari satu pihak akibat telah menggunakan barang, jasa, atau informasi dengan melakukan pembayaran kepada pihak lain. 

Pengertian disbursements dalam konteks keagenan dalam bidang pelayaran merupakan semua jumlah yang dibayarkan oleh Agen kepada pihak ketiga (otoritas pelabuhan/ operator pelabuhan/ dll) atas nama shipowner sehubungan dengan Layanan/ Service, termasuk pada pajak dan biaya lainnya yang berlaku.

Jadi dapat disimpulkan disbursement adalah biaya-biaya yang dikeluarkan akibat adanya pelayanan yang diberikan oleh agency kepada kapal yang singgah di pelabuhan. Sehingga hal ini terkait dengan penanganan operasional kapal, bukan menjadi beban perusahaan tersebut. 

Terdapat 2 jenis disbursement yang dikeluarkan oleh Agen Kapal. Nilai disbursement timbul setelah kapal meninggalkan suatu pelabuhan. Namun terdapat juga disbursement perkiraan yang timbul sebelum kapal tiba di pelabuhan. Kedua hal ini disebut sebagai FDA dan EPDA.

Berdasarkan transaksinya disbursement terdiri dari 2 jenis yaitu secara tunai dan secara kredit. Dalam jasa keagenan kapal, biasanya dilakukan dengan memberikan jasanya dengan cara kredit, dimana disbursement secara kredit timbul karena terdapat transaksi penjualan barang atau jasa yang disebut piutang usaha. Jatuh tempo piutang usaha biasanya sekitar 30 - 60 hari.

Penjelasan Mengenai PDA dan FDA pada biaya shipping agency

• Estimate Port Disbursement Account (EPDA) atau yang biasa disebut dengan Profoma Disbursement Account (PDA) adalah estimasi atau perkiraan biaya keseluruhan yang disiapkan oleg Shipping Agency untuk penanganan kapal di pelabuhan yang diminta oleh Shipowner. 
• Revised Disbursement Account (RDA) adalah perkiraan biaya yang direvisi dan perkiraan komisi serta biaya lain terkait yang akan dibebankan oleh Agen untuk penyediaan Layanan, yang diterbitkan setelah service dimulai, dan setelah Proforma Disbursement Account, akibat peningkatan atau variasi lain pada cakupan Layanan.
• Final Port Disbursement (FDA) adalah biaya akhir untuk penyediaan layanan yang telah diberikan oleh Agen sesuai dengan perjanjian/ permintaan yang mencakup daftar semua layanan yang diberikan kepada pelanggan dalam hal ini Shipowner. Dalam kata lain Final Port Disbursement yang juga dikenal sebagai Final Disbursement Account (FDA) merupakan tagihan yang dibuat oleh Shipping Agency mengenai pengeluaran yang telah dikeluarkan oleh Agen dalam menyediakan layanan dan biaya lain yang terutang oleh Pelanggan kepada Agen sehubungan dengan layanan yang diberikannya.

Contoh EPDA (Estimate Port Disbursement Account)

Jasa Shipping Agency Dalam Tagihan Disbursement Yang Dibuat

Sebuah perusahaan pelayaran akan menunjuk Perusahaan keagenan untuk mengageni kapalnya ketika singgah di suatu pelabuhan. Shipping Agency atau Keagenan Kapal adalah pihak yang bertindak sebagai owner representative untuk mempersiapkan segala kebutuhan kapal di pelabuhan yang akan disinggahinya. Peran penting keagenan kapal membuat kegiatan operasional dan bongkar muat kapal di pelabuhan dapat berjalan dengan lancar dan efektif.

Dalam kegiatan yang dilakukan oleh Shipping Agency ini, memberikan adanya hubungan kontrak perjanjian yang timbul antara shipowner sebagai pemilik kapal dan Agency sebagai owner representative di pelabuhan. Kontrak kerja yang dilakukan yang dimaksud berarti adalah pendelegasian pekerjaan dari shipowner kepada Shipping Agency. Hal ini sering disebut dengan “Port Call Appointment” yang berarti setiap perjanjian untuk penyediaan Layanan yang dibuat antara Agen dan shipowner berdasarkan Syarat dan Ketentuan Standar yang diminta, yang dibentuk setelah diterimanya Agency Appointment oleh Agen.

Walaupun terjadi pendelegasian tugas dari shipowner, namun shipowner sebagai pemilik kapal tetap berkewajiban untuk mengontrol apa-apa saja yang dilakukan oleh shipping agency sesuai dengen kesepakatan. 

Lihat >>> Pengertian dan Peran Shipping Agency (Keagenan Kapal)

Salah satu bentuk hubungan kontrak perjanjian ini adalah dengan pemberian penawaran harga EPDA kepada shipowner juga menjadi sebagai dasar untuk melakukan kesepakatan atau kerjasama dalam menghandle kapal. Semua rincian biaya yang terdapat dalam EPDA belum tentu sama dengan biaya sesungguhnya yang dikeluarkan di FDA.

Tugas agen kapal dimulai pada saat adanya penunjukkan dari Shipowner melalui Appoinment Letter. Sehingga agen kapal harus mempersiapkan dan mempertanggungjawabkan segala keperluan dan pengeluaran untuk kapal atas nama shipowner selama berada di pelabuhan dalam bentuk disbursement mulai dari kapal datang (Arrival) hingga kapal meninggalkan pelabuhan (Departure).

Jasa keagenan kapal memperoleh penghasilan berdasarkan atas jasa-jasa yang diberikannya kepada kapal-kapal yang telah menunjuknya untuk melayani kegiatan kapal di pelabuhan. Disbursement atas jasa agen kapal akan ditagihkan di kemudian hari setelah kapal meninggalkan pelabuhan serta dokumen penagihan telah selesai dikumpulkan.

Dalam melaksanakan usahanya, Shipping Agency bekerja dengan sistem berupa pemberian jasa secara kredit maka kemudian akan timbul piutang. Atas dasar ini, maka perusahaan keagenan kapal harus dapat mempertanggungjawabkan segala pengeluaran kapal selama di pelabuhan, agar mereka dapat memperoleh pembayaran (disbursement) yang ingin ditagihkannya kepada shipowner. Dalam kegiatan yang dilakukannya, Shipping Agency juga harus melakukan pengendalian piutang dengan baik, agar tidak merugikan perusahaannya kedepannya dengan piutang-putang yang tidak bisa ditagihkan.

Nilai FDA adalah jumlah yang dibayarkan Shipowner kepada Agency dan setiap jumlah yang terutang kepada Agen atau bisa jadi saldo dari setiap jumlah yang tersisa yang telah dibayarkan di depan oleh shipowner sehingga agency harus mengembalikannya lagi kepada shipowner setelah penyediaan service diberikan.

Lihat >>> Daftar Shipping Agency di Indonesia

Tahapan Pembuatan dan Penagihan Disbursement

Tahapan Pembuatan dan Penagihan Disbursement atas Jasa Keagenan Kapal di Pelabuhan yaitu: 

1. Ketika kapal akan berlabuh di pelabuhan tertentu, maka shipowner selaku principal memilih agen kapal (shipping agency) di pelabuhan yang akan dituju.
2. Shipowner meminta penawaran harga dari perusahaan keagenan. agen kapal melalui bagian keuangan akan membuat invoice/ tagihan sementara yang dinamakan Estimated Proforma Disbursement Account (EPDA) sebagai estimasi pembayaran yang digunakan untuk mengurus kapal di pelabuhan. 
3. Jika dirasa sudah sesuai maka muncul perjanjian atau kerjasama yang telah disepakati dengan penunjukkan agen kapal yang dimaksud. Kesepakatan ini dibuat dalam Letter of Appointment dari shipowner. 
4. Letter of appointment yang telah dibuat ini kemudian dikirimkan melalui email terlebih dahulu sebagai syarat untuk mendaftarkan kapal di sistem inaportnet. Yang kemudian tetap mengirimkan letter of appointment aslinya ke kantor shipping agency.
5. Agen Kapal memberitahukan syarat-syarat dan ketentuan dalam memberikan kredit kepada Shipowner selaku principal. Selain itu biasanya shipping agency meminta shipowner untuk membayar advance (DP) sebelum kapal datang. (uang muka minimal 50 - 80% dari total biaya pengeluaran kapal)
6. Dalam pengurusan operasional di pelabuhan, Shipping Agency melalui bagian operasionalnya melakukan pembayaran atas pengeluaran kapal terlebih dahulu kepada pihak terkait. (Seperti persyaratan permintaan layanan kedatangan dan keberangkatan pada sistem Inaportnet, melakukan pembayaran untuk mendapatkan pelayanan jasa kepelabuhanan ke Pelindo)
7. Setelah selesai melaksanakan tugasnya dalam memberikan jasa/ service kepada kapal, Shipping Agency melalui bagian operasional tersebut membuat laporan yang diserahkan kepada bagian Finance yang nantinya akan dibuatkan invoice atau dasar pembuatan FDA. 
8. Bagian keuangan agen kapal mengumpulkan kwitansi-kwitansi, bukti pembayaran, dan dokumentasi lainnya untuk membuat invoice akhir secara lengkap yang dinamakan Final Disbursement Account (FDA). FDA berisikan rincian biaya disbursement dengan rincian kegiatan serta bukti lampiran kegiatan service yang diberikan.
9. Shipping Agency melalui bagian keuangan melakukan penagihan disbursement jasa keagenan kapal ke shipowner. Proses penagihan disbursement dengan cara merincikan biaya disbursement serta mengumpulkan bukti-bukti pembayaran pengeluaran kapal. Kemudian bukti pembayaran dan invoice tersebut dikirimkan melalui email dan jasa kurir untuk ditagihkan ke shipowner.
10. Shipowner selaku Principal melakukan pembayaran kepada perusahaan keagenan sesuai dengan batas waktu yang telah disepakati.
11. Jangka waktu pembayaran disbursement jasa keagenan kapal maksimal 1 bulan terhitung sejak tanggal penagihan oleh bagian finance and accounting.

Share :