Peran dan Tanggung Jawab Freight Forwarder dalam Ekspor dan Impor

(www.kapaldanlogistik.com) Peran dan Tanggung Jawab Freight Forwarder dalam Ekspor dan Impor - Pengurusan pengiriman barang untuk kepentingan ekspor dan impor memerlukan orang yang profesional di bidangnya yang mengetahui aturan dan regulasi yang berlaku. Untuk mempercepat dan keefektifan proses pengiriman barang maka orang harus mengerti prosedur dan alur dalam pengurusan dokumen-dokumen yang timbul dari transaksi ekspor dan impor tersebut. Lebih khusus dalam pengiriman muatan kecil atau muatan konsolidasi yang sering disebut dengan Less Container Load (LCL).

Dalam hal menangani muatan untuk keperluan ekspor dan impor tersebut, maka diperlukan Perusahaan Jasa khusus yaitu EMKL (Ekpedisi Muatan Kapal Laut) dan Freight Forwarder. EMKL dan Freight Forwarder dalam menanganani muatan konsolidasi ini dapat berasal dari beberapa shipper dan menggabungkannya ke dalam muatan Full Container Load (FCL). EMKL dan Freight Forwarder ini dalam memberikan jasanya harus mengutamakan kualitas pelayanan dan ketepatan waktu dalam pengiriman barang, hal ini menjadi salah satu faktor dipilihnya jasa freight forwarder.

Pengertian Freight Forwarder

Freight Forwarder adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa yang yang menangani pengiriman, pengangkutan dan penerimaan barang dengan menggunakan transportasi multimodal baik darat, laut atau udara. Freigh forwarder juga memiliki tanggungjawab dalam pengurusan dokumen shipping seperti L/C, B/L, Certificate of Receipt, Waybill, House B/L, Fiata B/L, DO dan lain-lain.

Untuk menunjang tugasnya, freight forwarder harus memiliki pengetahuan dan jaringan hubungan dengan shipper yang luas. Freight forwarder harus dapat memberikan pelayanan yang sesuai seperti menyediakan angkutan kapal, transportasi darat, pengangkutan udara, container, kesesuaian dalam pengepakan, pemenuhan, dan persyaratan berbagai kebijakan. Selain itu juga Freight Forwarder memiliki tugas dalam menyelesaikan biaya yang timbul dari kegiatan pengiriman, menangani muatan di pelabuhan atau gudang, mengurus izin dan dokumentasi yang mencakup insurance liabilities (biasanya diperlukan oleh pemilik barang).

Tugas dan Tanggung Jawab Freight Forwarder

Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, freight forwarder dapat bertindak atas nama pengirim (eksportir) atau bertindak atas nama penerima importir atau bertindak atas nama pengirim dan penerima. Hal tersebut bergantung pada ruang lingkup kerja yang tercantum dalam kontrak yang disetujui oleh kedua belah pihak (freight forwarder dan pemberi order kerja).

Tugas dan Tanggungjawab Freight Forwarder antara lain adalah:

• Menentukan jalur perjalanan dan tipe transportasi yang digunakan dalam pengangkutan barang
• Booking ruang muat untuk barang
• Menerima barang, melakukan penyortiran, melakukan pengimbangan barang, melakukan pengukuran dimensi barang, packing, dan menyimpannya di gudang
• Mencari tahu letter of credit barang 
• Mencari tahu regulasi dari negara tujuan, negara transit, serta negara impor. Setelah itu baru mempersiapkan syarat dan dokumen yang dibutuhkan
• Membawa barang ke pelabuhan, lalu menyerahkan barang ke carrier selaku pengangkut barang
• Mengurus izin bea cukai
• Membayar biaya cargo handling dan biaya pengiriman
• Meminta bill of lading (B/L) dari carrier selaku pengangkut barang
• Mengurus asuransi shipping dan membantu dalam pengajuan klaim jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang ke pihak asuransi 
• Monitoring pengiriman barang hingga barang sampai ke consignee (penerima). Dalam monitoring ini Freight Forwarder dapat mendapatkan info barang dari pihak pengangkut (carrier) dan agen di tempat transit atau tempat tujuan
• Merima barang kiriman dari carrier selaku pengangkut
• Mengurus clearence (izin masuk), pembayaran bea masuk dan biaya lain di bea cukai pelabuhan transit atau pelabuhan tujuan
• Membawa barang dari pelabuhan ke gudang
• Menyerahkan barang kepada penerima barang (consignee)

Peran Freight Forwarder

Dalam kegiatan shipping yang dilakukan, terdapat 4 peranan penting yang dilakukan oleh freight forwarder diantaranya adalah:

1. Beperan dalam Mengkonsolidasi Barang

Maksud dari konsolidasi barang adalah mengumpulkan beberapa barang dari beberapa eksportir/ shipper yang berbeda sehingga menjadi 1 kontainer (FCL) walaupun nantinya akan dikirimkan untuk beberapa consingnee di tempat tujuan. Muatan dikonsolidasikan dari beberapa shipper tersebut kemudian dikapalkan dan dikirim menggunakan kapal ke agen konsolidator di tempat pelabuhan tujuan. Setelah barang sampai dipelabuhan tujuan, maka Agen mengirimkan barang ke masing-masing consingnee.

2. Berperan sebagai Pengangkut Barang

Sekarang ini banyak freight forwarder yang berperan selaku operator yang mempunyai tanggungjawab penuh dalam melakukan pengiriman walaupun tidak mempunyai kapal sendiri. Operator yang dimaksud disini adalah pengangkut yang membawa muatan.

Freight forwarder dalam peranannya sebagai pengangkut dapat dibagi menjadi 3 yaitu:

1. VOMTO adalah operator yang melakukan beragam tipe pengiriman baik laut, darat, dan udara dengan 1 dokumen intermodal yang umumnya berupa FBL secara door-to-door.
2. NVO adalah operator yang mengurusi pengiriman barang port to port dengan memakai 1 house B/L.
3. NVOCC adalah operator yang mengangkut muatan dengan line service, yang mengkonsolidasikan muatan serta memberikan layanan multimodal transport dengan Fiata B/L atau house B/L.

3. Berperan dalam Dokumentasi Barang

Dalam melaksanakan peranannya, Freight forwarder harus berperan dalam melakukan pendokumentasian barang dalam hal ini adalah dokumen multimodal transport yang menjadi kontrak untuk digunakan. Fiata Bill of Lading (FBL) adalah jenis dokumen yang dipakai freight forwarder dalam multimodal transport dan masuk ke freight forwarder document. Dengan adanya FBL maka tanggung jawab Freight forwarder adalah untuk mengirimkan muatan ke tempat tujuan. Namun selain itu mereka juga harus bertanggungjawab atas kesalahan yang dapat disebabkan oleh carrier/ pihak ke 3 yang mengangkut barang.

4. Berperan dalam Packing Barang

Dalam hal mengirimkan barang perlu di perhatikan hal-hal berikut yaitu:

1. Keamanan
2. Keaslian
3. Kepuasan

Hal-hal ini perlu diperhatikan agar barang yang dikirimkan tidak terjadi kerusakan baik terhadap bentuknya, properties, jumlah dan lain-lain yang membuat kepuasan pelanggan berkurang. Maka dari itu Freight forwarder perlu melakukan pengemasan atau packing terhadap barang dengan memperhatikan hal tersebut.

Lembaga yang berkaitan dengan Aktivitas Freight Forwarder

Dalam melakukan ekspor ada beberapa pihak yang berkaitan dengan EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) dan Freight Forwarder dalam dokumen yang diterbitkan yang ikut memperlancar proses ekspor sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh peraturan dan regulasi yang berlaku disuatu negara. Lembaga atau pihak-pihak yang berkaitan dengan aktivitas Freight Forwarder antara lain adalah:

1. Bea Cukai

Kantor Wilayah Bea Cukai yang berada di bawah Kementerian Keuangan selaku pejabat yang mengawasi keluar masuknya barang dari wilayah hukum Indonesia karena Bea Cukai merupakan departemen yang berwenang untuk mengadakan fiat muat barang ke dalam kapal, sehingga bea cukai ini salah satu pihak/ lembaga yang erat kaitannya dengan freight forwarding.

Dokumen yang diterbitkan: PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang).

2. Bank Devisa

Bankyang berstatus swasta maupun pemerintah yang berfungsi memberikan jasa perbankan sebagai media perantara antara pembeli dan penjual yang berada dalam dua wilayah hukum yang berbeda yang belum saling mengenal atau mempercayai satu sama lain.

Dokumen yang diterbitkan: L/C (Letter of Credit), SSP (Surat Setoran Pajak), SSBC (Surat Setoran Bea Cukai) dan Nota Perhitungan Pembayaran Wesel Ekspor.

3. Kementerian Perdagangan

Kementerian Perdagangan memikili peranan dalam mengatur pelaksanaan ekspor impor. Diantaranya adalah mengenai penerbitan SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan), mengeluarkan Angka Pengenal Impor dan ekspor, penerbitan Certificate of Origin (surat keterangan asal barang) atau SKA (Surat Keterangan Asal) yang dapat berfungsi untuk mendapatkan kemudahan dan keringanan bea masuk pada saat barang masuk di negara tujuan.

Dokumen yang diterbitkan: SKA (Surat Keterangan Asal), APE (Angka Pengenal Ekspor), Angka Pengenal Impor (API) Umum dan Angka Pengenal Impor (API) Terdaftar.

4. Perusahaan Pelayaran/ Shipping Company

Sebagai pihak pengangkut (carrier) maka shipping company memiliki peranan yang sangat penting dalam pelaksanaan transaksi ekspor. Perusahaan pelayaran dapat berasal dari Indonesiaataupun perusahaan pelayaran dari luar negeri yang biasanya diwakili oleh agennya di Indonesia.

Dokumen yang diterbitkan: B/L (Bill of Lading) dan Mate’s Receipt.

5. Perusahaan Asuransi

Dalam kaitan dengan transaksi ekspor, perusahaan asuransi berfungsi mengamankan transaksi ekspor dari kerusakan atau kehilangan yang berarti eksportir kita dapat mengasuransikan transaksi perdagangan Internasional tersebut sesuai dengan besarnya resiko terhadap pembeli barang tersebut.

Dokumen yang diterbitkan: Cover Note dan Insurance Policy.

6. Badan Usaha Transportasi

Perusahaan jasa transportasi barang ekspor disebut juga dengan Forwarding Agent yang tugasnya menyelenggarakan pengepakan sampai dengan membukukan barang yang diperdagangkan.

Dokumen yang diterbitkan: Packing List, Measurement List, Weight Note.

7. Surveyor/ Badan Pemeriksa

Di Indonesia Surveyor atau badan pemeriksa diantaranya adalah PT. Sucofindo atau PT. Surveyor Indonesia yang berstatus sebagai correspondent dari SGS (Asosiasi pemeriksa dan inspeksi). Surveyor ini berfungsi dalam hal untuk memeriksa komoditi ekspor baik yang bersifat Pure Inspection, pemeriksaan atas bahan baku yang diproses untuk tujuan ekspor dalam pengembalian bea masuk .

Dokumen yang diterbitkan: Certificate of weight Note, Survey Reports dan Inspection Certificate.

8. Badan Pengajuan dan Sertifikasi Mutu Barang

Sertifikasi mutu barang umumnya dibuat oleh pabrik atau balai pengujian barang yang diekspor termasuk tentang baru atau tidaknya barang dan apakah telah memenuhi standar barang yang telah ditetapkan.

Dokumen yang diterbitkan: Certificate Of Quality, Test Certificate, dan Chemical Analysis.

9. Lembaga Fumigasi

Fumigasi merupakan kegiatan pembersihan dengan pemberian suatu jenis obat dengan takaran tertentu terhadap barang yang akan dikirim, untuk menghindari kerusakan barang yang diakibatkan oleh hama perusak selama dalam pengangkutan.

Dokumen yang diterbitkan: Sertifikat Bebas Hama (Fumigasi).

10. Kantor Inspeksi Pajak

Dokumen yang diterbitkan: NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak).

Share :