Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Lingkup dan Tahapan dalam Procurement Barang

Lingkup dan Tahapan dalam Procurement Barang

(www.kapaldanlogistik.com) Procurement dan Supply adalah salah satu mata rantai utama dalam supply chain dan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap keberhasilan suatu perusahaan pada proses bisnisnya. Kepastian terhadap pasokan bahan baku yang cukup dengan harga yang tepat, kualitas yang baik, tersedia di tempat dan pada waktu yang tepat merupakan hal yang penting untuk setiap perusahaan manufaktur. Begitu pentingnya proses ini sehingga selama bertahun-tahun banyak perusahaan telah mengembangkan departemen besar untuk menangani beratnya masalah pada supply chain ini. Selama beberapa dekade terakhir banyak perusahaan telah berinvestasi dalam penanganan masalah procurement dan supply ini salah satunya dengan memfasilitasi penggunaan e-procurement. e-procurement ini dapat didefinisikan sebagai integrasi elektronik dan pengelolaan semua kegiatan pengadaan termasuk permintaan pembelian, otorisasi, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok.

Lingkup Pekerjaan Dalam Procurement

  1. menyelaraskan tujuan mereka dengan tujuan organisasi;
  2. memanfaatkan teknik e-procurement modern untuk mengurangi tahapan pekerjaan untuk memproses pesanan serta mengurangi biaya transaksi;
  3. menggunakan internet untuk mengidentifikasi sumber bahan mentah dan pemasok barang dan jasa baru;
  4. terlibat dalam awal proses desain produk atau layanan baru;
  5. membangun kemitraan dengan supplier sambil memanfaatkan katalog online atau kartu pembelian untuk pembelian rutin;
  6. mencari penawaran yang sesuai dengan budget;
  7. mengurangi biaya penyimpanan inventaris melalui pengelolaan barang cerdas seperti inventaris yang dikelola supplier;
  8. menetapkan 3E: ekonomis (pengeluaran lebih sedikit), efisiensi (pengeluaran yang baik) dan efektivitas (belanja dengan bijak)
  9. meningkatkan daya saing perusahaan.

Tahap - Tahap dalam Procurement

Tahap - tahap dalam Procurement

1. Identifikasi Barang atau Jasa yang Dibutuhkan

Awal mula proses pengadaan dimulai ketika suatu bisnis memiliki kebutuhan terhadap barang/ jasa. Barang atau jasa ini dapat bersifat internal (bahan apa pun yang diperlukan untuk menjalankan bisnis) atau bahan eksternal (bahan yang pada akhirnya akan dijual oleh bisnis). Pada tahap ini dilakukan juga penetapan anggaran dalam pembelian barang/jasa

2. Cari dan Pilih Supplier

Pada tahap ini dilakukan dengan mencari supplier yang sesuai dengan kebutuhan yang telah diidentifikasi. Pilihlah supplier potensial untuk memberikan nilai dan kualitas terbaik untuk barang atau jasa yang dibutuhkan. Penting untuk menemukan supplier yang tidak hanya memberikan produk berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif, tetapi juga memiliki reputasi yang kuat. Pemilihan supplier ini sangat penting karena kedepannya akan menjalin hubungan antara perusahaan anda dengan mereka. Jika nantinya proses berjalan baik dan sesuai harapan antara perusahaan anda dan mereka, kemungkinan besar akan terus berlanjut dalam pembelian barang selanjutnya. Kriteria pemilihan dalam memilih supplier harus mempertimbangkan hal berikut ini:

  • Biaya
  • Kualitas 
  • Reputasi 
  • Kecepatan layanan 
  • Ketepatan waktu pengiriman (order delay)
  • Layanan pelanggan (customer service)

3. Kirim Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)

Tahap ini dilakukan dengan membuat dokumen permintaan (purchase requisition) pembelian dan mengirimkannya ke departemen terkait untuk mendapatkan persetujuan internal untuk melakukan pembelian. Proses mengubah permintaan pembelian menjadi pesanan pembelian (purchase order) dikenal sebagai proses pesanan pembelian. Jadi Purchase Requisition ini bersifat sementara dan masih ada kemungkinan ditolak/ dirubah sesuai dengan persetujuan dari pihak finance perusahaan.

Kirim Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)

4. Membuat Pesanan Pembelian (Purchase Order)

Tahap ini adalah bagian dari pengadaan di mana pembelian dilakukan kepada supplier. Setelah permintaan pembelian (purchase requisition) telah disetujui, departemen yang mengontrol keuangan (finance) mengeluarkan pesanan pembelian (Purchase order) ke supplier. Pesanan pembelian biasanya dibuat menggunakan sistem pembelian elektronik (e-procurement) yang memungkinkan bisnis melacak PO dan mengirimkannya secara elektronik. Jika tidak ada kontrak yang terlibat, pesanan pembelian dianggap dokumen yang mengikat secara hukum. Dalam PO ini terdapat beberapa hal yang dicantumkan didalamnya antara lain adalah:

  • Nama perusahaan yang membeli barang atau jasa
  • Nomor pesanan pembelian
  • Alamat perusahaan
  • Tanggal PO
  • Deskripsi dan jumlah barang atau jasa 
  • Harga 
  • Informasi pembayaran dan syarat
  • Kontak yang bisa dihubungi

Membuat Pesanan Pembelian (Purchase Order)


*Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order

Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order

5. Terima Invoice (Faktur) dan Pesanan

Dalam Tahap menerima invoice (faktur) dan pesanan ini mungkin saja terjadi bersamaan atau tidak. Supplier harus mengirimkan faktur kepada pembeli yang menjelaskan dengan tepat apa yang termasuk dalam pesanan (purchase order). Dalam invoice yang diterbitkan, supplier mengkonfirmasi tentang penjualan dan menegaskan kembali kapan pembayaran jatuh tempo.

Ketika pembeli menerima pesanan barang/ jasa, mereka biasanya memiliki waktu terbatas untuk memberi tahu supplier tentang masalah apa pun dengan barang atau jasa yang sudah datang. Pada titik ini tiga dokumen yaitu pesanan pembelian (purchase order), tanda terima pesanan (yang datang dengan pesanan barangnya) dan invoice harus dicek kembali dan direkonsiliasi, dengan melihat perbedaan apa pun untuk memastikan bahwa apa yang ditagihkan kepada Anda sesuai dengan apa yang telah Anda terima.

6. Melakukan Pembayaran untuk Barang atau Jasa

Langkah selanjutnya dalam proses procurement akan melibatkan tim keuangan perusahaan. Setelah menerima pesanan dan invoice seperti yang dijelaskan, tim finance akan memproses invoice yang ada. Mencocokkan invoice dengan PO yang disetujui dan detail pengiriman untuk pesanan. Jika semuanya cocok, tim finance akan mengirimkan pembayaran ke supplier dalam jangka waktu yang ditentukan.

7. Catatan untuk Audit

Tahap terakhir dalam procurement adalah penting untuk menyimpan dokumentasi yang baik dan untuk tujuan audit. Auditor memerlukan dokumentasi menyeluruh dari semua pembelian, sehingga semua dokumen yang relevan dari permintaan pembelian melalui invoice harus disimpan di satu lokasi terpusat.

Secara umum, Perusahaan dapat menyusun tahapannya sedikit berbeda atau menyebut tahapan dengan nama yang berbeda. Cakupan dan skala pembelian akan menentukan seberapa banyak perhatian yang diterimanya. Sebagian besar langkah-langkah yang tercantum di atas dapat diselesaikan secara online, terutama untuk pesanan rutin dan berulang. Pembelian modal yang besar tentu membutuhkan beberapa tahapan yang cukup kompleks. Penting untuk dipahami bahwa spesifikasi teknis perlu disetujui oleh spesialis teknis. Pembeli akan melakukan pekerjaan seleksi dan negosiasi tetapi wewenang terakhir untuk membelanjakan uang perusahaan tidak boleh menjadi milik mereka. 

Post a Comment for "Lingkup dan Tahapan dalam Procurement Barang"

Random Posts