Commercial Shipping Management (Manajemen Pelayaran Secara Komersial)

(www.kapaldanlogistik.com) Manajemen Pelayaran Secara Komersial - Sebuah kapal dapat disewa untuk melakukan beberapa pelayaran untuk durasi waktu yang disepakati untuk membawa berbagai muatan penyewa (charterer), dimana terdapat beberapa tipe charter party yang digunakan. Oleh karena itu penting bagi perusahaan shipping untuk melakukan sebuah perencanaan agar mendapatkan keuntungan dari bisnis proses shipping ini. Perencanaan yang tepat pada setiap tahapan shipping, dapat membuat efektifitas dan perbedaan yang signifikan dalam bisnis kapal. Perencanaan yang tepat ini membutuhkan komunikasi dan koordinasi yang sangat baik antara semua pihak yang terlibat, terutama antara kapal, ship manager (majager teknis kapal) dan commercial operator. Pertimbangan perencanaan harus dibuat dengan memperhatikan perjalanan/ aktivitas kapal yakni apakah pada untuk Ballast Voyage, Load Port, Laden Voyage (Loaded) & Discharge Port.

Jenis shipping secara umum adalah liner trades dan tramp trade. Liner Trades adalah Shipping dengan jadwal pengiriman tetap, sedangkan Tramp Trades adalah Shipping dengan tidak adanya rute dan jadwal yang tetap. Kargo curah kering (batu bara, bijih besi, gandum, dan lain-lain) diangkut dengan kapal secara Tramps Trade yang tidak mengikuti jadwal pengiriman tetap namun membawa muatan berdasarkan kontrak dari satu tempat ke tempat lain. 

Sebagai contoh Shipowner menyewakan kapalnya untuk membawa kargo biji-bijian dari Sumatera ke Jawa. Hal tersebut akan dilakukan di bawah kontrak yang disebut sebagai Charter Party. Setelah menyelesaikan charter, pemilik kapal (shipowner) akan mencari kargo lain yang mungkin tersedia di dekat discharge port. Perusahaan perkapalan dapat menjadi besar dan memiliki armada kapal yang besar. Misalnya, N.Y.K. Lines mempunyai banyak kantor di seluruh dunia. Mereka memiliki sekitar 700 kapal di bawah kendalinya.

Commercial Shipping Management

Ada beberapa kegiatan yang berhubungan dengan Commercial Shipping Management yaitu:

1. Pengoperasian Kapal

Menghubungkan dengan kapten kapal dan manajemen di darat (kantor). Dia harus memenuhi kebutuhan kapal, mengatur bunker, menunjuk dan bekerja dengan agen pelabuhan, bekerja dengan klasifikasi kapal, berkomunikasi dengan charterer dan pihak cargo interest lainnya, penerbitan invoice hire, freight dan demmurage, serta masih banyak lagi.

2. Pencarteran

Memastikan penyewaan kapal dengan charterer langsung atau melalui ship broker dan memastikan bahwa kapal diseawakan dengan harga yang menguntungkan. Commercial juga harus mengikuti perkembangan pasar untuk mengantisipasi pergerakan tarif pengangkutan dan sewa. 

3. Manajemen Risiko

Mengurus semua kebutuhan asuransi kapal, misalnya, asuransi Hull and Machinery, Protection and Indemnity (P&I), Freight, Demurrage and Defense, Kidnap and Ransom (K&R), dan bekerja sama dengan adjuster asuransi untuk menyelesaikan klaim asuransi.

4. Penanganan Klaim

Menyelidiki dan menyelesaikan klaim yang mungkin dibuat terhadap perusahaan pemilik kapal dan kapal, misalnya karena dugaan kehilangan kargo atau kerusakan selama perjalanan, untuk membantu proses asuransi dan pengacaranya jika proses hukum dimulai.

5. Crewing

Memperhatikan persyaratan awak kapal, mengatur pemulangan dan perekrutan awak setelah menyelesaikan pekerjaan dan kebutuhan transportasi awak lainnya, menangani penggajian, permasalahan upah dan tunjangan lainnya, serta pelatihan dan sertifikasi.

6. Compliance

Memastikan kapal telah memenuhi trading certificate, misalnya Sertifikat Loadline, Sertifikat Manajemen Keselamatan (SMC), Sertifikat Keamanan Kapal (SSC), memenuhi persyaratan peraturan dari negara bendera dan pelabuhan dan banyak sertifikat lainnya.

Kaidah dan Prosedur Dalam Proses Shipping

Berikut adalah kaidah dalam proses shipping (Pelayaran) dalam pengangkutan muatan bagi Commercial Operator, Ship Manager, dan Master:

1. Voyage Orders

Voyage Order harus diterima oleh kapal melalui Commercial Operator (untuk kapal dibawah Spot/ Voyage Charter) atau dari Time Charterer Operator (untuk Time Charter). Sangatlah penting bahwa jalur komunikasi yang benar digunakan dan Master (Nakhoda) hanya mengikuti perintah dari orang yang tepat. Secara umum pedomannya adalah sebagai berikut:

• Hanya ikuti Voyage Order yang dikirimkan dari Operator kecuali sudah memiliki instruksi yang jelas sebelumnya dari Operator Anda untuk mengikuti instruksi lokal lainnya.
• Berhati-hatilah jika time charter dan pastikan bahwa semua instruksi datang dari operator Time Charter Anda.
• Jangan pernah berasumsi bahwa surveyor kargo atau personel terminal telah diberi pengarahan dengan instruksi yang sama seperti yang Anda miliki. Jika Anda mendapatkan informasi yang bertentangan, segera hubungi Operator Anda.
• Voyage Order adalah instruksi definitif. Jika Anda menerima informasi atau instruksi dari siapa pun (meskipun langsung dari Charterer) yang bertentangan dengan instruksi, maka selalu hubungi Commercial Operator Anda untuk verifikasi. 

2. Off-Hire

Time Charters and Pools memiliki klausul off-hire yang sangat ketat untuk mengkompensasi Charterer atas ketidaktersediaan atau kinerja kapal yang kurang baik. Penting agar off-Hire diminimalkan dan memaksimalkan waktu tunggu atau idle time untuk pemeliharaan kapal. 

3. Deviation dan Delay

Deviation adalah penyimpangan dari pelayaran dalam Kontrak Pengangkutan dan operator komersial kapal harus diberi tahu sebagaimana mestinya. Ini bisa berupa geografis atau beberapa elemen risiko yang tidak direncanakan pada saat penandatanganan Kontrak. Penyimpangan yang dapat dibenarkan adalah penyimpangan yang diperlukan untuk keamanan harta benda atau kehidupan di laut, atau sesuatu telah terjadi sejak dimulainya pelayaran yang membuat pelayaran tidak mungkin kecuali penyimpangan tersebut dilakukan.

4. Bunkering

Penting untuk memahami aspek commercial dari bunkering dan bagaimana manajemen dapat menjadikan ini aspek pembiayaan yang penting. Biaya bunkering kapal berkontribusi pada sebagian besar pengeluaran Shipowner. Ini dapat dipecah menjadi dua bagian, dimana  hal yang dapat dikontrol dan yang tidak dapat dikontrol.

• Harga Minyak di Pasar bunker sebagian besar tidak dapat dikendalikan oleh Pemilik atau Operator dan jika dia memerlukannya di pelabuhan maka dia harus membayar sesuai dengan harga pasar.
• Commercial dapat memastikan bahwa bunker digunakan seefisien mungkin, dengan secara aktif mengambil peran dalam kecepatan kapal (dalam hubungannya dengan Commercial Operator), dan memastikan bahwa kapal memiliki lambung dan baling-baling yang bersih dan secara teknis bagus (dalam hubungannya dengan Ship Manager Teknis). Ada banyak contoh pemasok bunker yang mencoba menipu kapal dengan supply bunker yang kurang atau spesifikasi yang tidak sesuai, dan sangat penting bagi crew kapal untuk melakukan semua tindakan pencegahan. Jika terjadi perselisihan antara kapal dan pemasok bunker, selang harus tetap terhubung dan Operator komersial dan / atau kantor manajemen dihubungi untuk meminta nasihat sesegera mungkin. JANGAN menandatangani tanda terima pengiriman bunker sampai diizinkan untuk melakukannya.

Share :