Terms and Condition dalam Penandatanganan Bill of Lading (Sign BOL)

 

(www.kapaldanlogistik.com) Ketentuan dalam penandatanganan Bill of Lading - Carrier adalah satu-satunya yang dapat mengeluarkan Bill of lading, dimana carrier tersebut dapat merujuk kepada shipping line (kapal) atau kepada Freight Forwarder. Sedangkan pihak-pihak yang biasanya diberikan Bill of Lading ini antara lain adalah :

1. Shipper,
2. Broker, Freight Forwarder atau Third Party yang mengelola bea cukai
3. Consignee

Namun tidak terbatas oleh Master yang dapat menandatangani Bill of Lading tersebut, Agent juga dapat menandatangani Bill of Lading (BOL) atas nama Nakhoda. Dengan pendelegasian secara jelas dari Master untuk menandatangani Bill of Lading tersebut dengan keterangan tambahan yang diinstruksikan. Hal ini terjadi biasanya karena faktor Early Departure Procedur (EDP).

Bill of Lading merupakan bukti penerimaan cargo sesuai yang tertulis dan dijelaskan diatasnya. Namun pihak dari Owner juga dapat menghindari sebuah klaim ketika ada suatu kesalahan yang tertera padanya. Sebagai contoh jika terdapat kekurangan dalam cargo quantity dalam loading atau hal lainnya, maka Master sebagai behalf of Owner di Lapangan harus dapat membuktikan bahwa tidak ada kehilangan kargo yang dimuat dan harus mengajukan protest (letter of protest) atas ketidaksesuaian mengenai berat atau volume yang dimuatnya. Charterer Surveyor dan Inspector harus membenarkan sesuai dengan kondisi lapangan yang ada tentang kondisi cargo dan pumpability dari pompa tersebut.

Terkadang ketika terjadi suatu ketidaksesuaian seperti tersebut, maka Shipper akan memberikan Master sebuah Letter of Indemnity (LOI) untuk menandatangani Clean Bill of Lading. Dalam kondisi ini Master harus melakukan Konfirmasi dengan Shipowner untuk lebih lanjutnya. Karena hanya Shipowner dan P&I Club yang dapat memutuskan apakah LOI ini dapat diterima atau tidak atas dasar commercial shipping. Berdasarkan hal tersebut maka berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai Letter of Authorization dan Terms and Condition bagi penandatanganan Bill of Lading.

Pengertian, Fungsi dan Jenis Bill of Lading (BoL) >>> Lihat Disini

1. Ketentuan Issue LOA (Letter of Authorization)

Letter of Authorization (LOA) adalah pernyataan dari Master yang ditujukan kepada Agency untuk menandatangani BOL (Bill of Lading) sehingga tanda tangan yang berada di dalam BOL menyatakan bahwa on Master’s Behalf.

Saat ini sudah menjadi hal yang lumrah bagi Agency untuk menandatangani BOL atas nama Master. Ada beberapa alasan khusus ketika Letter of Authorization dikeluarkan yakni:

A. Kuantitas Cargo pada BOL (Bill of Lading) tidak siap untuk di issued oleh master

Hal ini sering terjadi karena kapal harus segera berangkat setelah loading cargo (muatan) dimana masih adanya proses kalkulasi figure/ muatan oleh pihak terminal yang lama.

B. Persetujuan konfirmasi mengenai BOL yang belum ada kesepakatan antara Owner dengan Charterer/ Shipper

Hal ini terjadi ketika adanya permintaan konfirmasi dari pihak Owner ke Charterer mengenai Draft BOL (Bill of Lading) yang cukup memakan waktu, dimana kapal harus segera pergi dari terminal.

C. Break-up kuantitas cargo belum selesai

Hal ini terjadi akibat adanya break-up kuantitas untuk cargo yang di commingle/ campur, sehingga membutuhkan waktu yang lama.

Pada intinya Master harus memperoleh persetujuan dari Owner untuk menandatangani Original BOL (Bill of Lading) atau untuk pembuatan LOA (Letter of Autorizhation) yang ditujukan kepada Agency. Master harus sangat berhati-hati dengan LOA jika agency menandatangani BOL tidak ditunjuk oleh owner. Master harus memastikan bahwa LOA mempunyai hal-hal yang dapat melindungi kepentingan kapal dan owner. Dalam pemberian Letter of Authorization (LOA) kepada agency, ada beberapa hal yang harus diperhatikan terlebih dahulu yaitu:

1. Dalam LOA harus menyertakan bahwa “Bill of Lading harus ditandatangani sesuai dengan mate receipt yang ada”.
2. LOA harus menginstruksikan Agency untuk memberikan draft BOL kepada master sebelum ditandatangani oleh Agency untuk dilakukan pengecekan.
3. LOA harus menginstruksikan Agency untuk menandatangani sesuai dengan term dari Charter Party.
4. LOA harus memberikan detail yang tepat mengenai cargo/ muatan. Dalam hal konfirmasi Commingle cargo, Master boleh issue LOA per masing-masing cargo/ muatan yang berbeda.

2. Ketentuan Master menandatangani BOL (Bill of Lading)

Dalam menandatangani BOL (Bill of Lading), master harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Master jangan pernah menandatangani BOL (Bill of Lading) yang masih kosong ataupun yang masih belum lengkap.
2. Master harus mengecek Format Bill of Lading yang digunakan. Master harus memastikan format darimana yang digunakan dan mengkonfirmasi dengan owner terhadap draft BOL tersebut. Draft copy yang dibuatkan oleh master harus sedetail mungkin. Jika master sudah memiliki draft BOL, dia bisa membandingkannya dengan Final BOL sebelum menandatanganinya.
3. Tanggal dalam BOL harus sama dengan Aktual cargo di load dalam kapal. Jika load cargo melebihi dari satu hari, maka tanggal dimulainya load cargo merupakan hal yang harus dicantumkan dalam BOL. Hal ini dapat menjadi perlindungan kepentingan kepada owner jika terjadi claim di kemudian hari, karena nilai dari cargo akan berubah setiap harinya. Cargo Buyer akan membayar kepada seller bergantung pada tanggal tersebut pada hari itu. Jika terjadi kerugian, mereka akan menyalahi owner jika terjadi kerugian. Bahkan P&I tidak akan menerima claim yang terjadi, sehingga owner akan membayar dari account owner.
4. Master harus memastikan bahwa kualitas dan kuantitas cargo yang diload adalah sesuai dan benar pada BOL. Jika kapal menerima kurang dari kuantitas cargo yang dinyatakan dalam BOL maka master harus menolak untuk menandatanganinya. Bahkan jika terminal siap untuk membuatkan Letter of Descripancy atau Letter of Protest untuk perbedaan kuantitas cargo. Master harus mengikuti SMS manual dan Charter Party (CP) untuk menyelesaikan masalah ini. Biasanya perbedaan yang diperbolehkan yaitu maksimal 0,3% dari perbedaan cargo aktual dengan permintaan. Jika kurang dari itu maka master harus menolak untuk menandatangani BOL tersebut.
5. Dalam BOL biasanya tertera mengenai freight/ pembiayaan terkait dengan cargo yang dibawa tersebut apakah “Freight Prepaid” atau “Freight payable as per terms and condition of relevant Charter Party”. Jika Freight Prepaid artinya Owner sudah menerima pembayaran dan sebelum menandatangani BOL harus memperoleh persetujuan dari Owner.

Contoh Letter of Indemnity (LOI)

3. Terms & Condition dalam Kejadian Penandatanganan Bill of lading (BOL)

A. Permintaan untuk menandatangani BOL dengan ship shore quantity yang berbeda

Terminal terkadang meminta master untuk mengeluarkan Letter of Protest (LOP) untuk perbedaan quantity muatan dan menandatangani BOL tersebut. Mungkin saja master mendapatkan pressure dari berbagai pihak terlebih lagi jika terminal meminta Kapal untuk segera leave dari terminal 3 jam setelah pemuatan cargo selesai dilaksanakan. Dalam kejadian ini master harus mengkonfirmasi dengan owner dan paling maksimal perbedaan cargo quantity sebanyak 0,3%, selain dari itu master jangan pernah mau untuk menandatangani BOL.

B. Permintaan untuk menandatangani BOL yang masih kosong

Master jangan pernah menandatangani format BOL yang masih kosong, sehingga sebelumnya master harus mengkonfirmasi owner dan charterer mengenai BOL yang ingin ditandatanganinya.

C. Permintaan untuk mengeluarkan Clean BOL (namun tidak sesuai)

Shipper boleh meminta master untuk mengeluarkan clean BOL dimana clean BOL tersebut dibutuhkan untuk Letter of Credit dari Bank. Namun perlu dicatat bahwa pengeluaran BOL tersebut harus disesuaikan dengan kondisi actual dari Cargo yang dimuat. Shipper harus mengeluar LOI (Letter of Indemnify) kepada master dan owner atas konsekuensi yang timbul jika terjadi klaim di kemudian hari. Jika tidak terdapat LOI dan Master mengeluarkan Clean BOL, maka owner bisa jadi akan mendapatkan klaim jika ada kekurangan dari cargo tersebut. (Letter of Indemnity pada dasarnya tidak dapat diberlakukan dalam mata hukum)

D. Permintaan untuk menyimpan Original BOL di atas kapal

Shipper meminta untuk kapal menyimpan Original BOL diatas kapal dan membawanya ke Discharge Port. Hal ini dilakukan karena Shipper ingin menghindari kejadian Original BOL tidak sampai di pelabuhan tujuan saat kapal tiba. Kejadian seperti ini akan terjadi ketika adanya pelayaran yang singkat. Pada umumnya Master menandatangani 3 Original BOL dan beberapa Copies BOL yang Non-Negotiable (yang tidak dapat diperdagangkan). Jumlah Original BOL yang ditandatangani disebutkan (dicatatkan) dalam BOL tersebut sehingga tidak ada satupun Original BOL yang dapat dibawa ke atas kapal.

Sehingga pada dasarnya master harus menolak permintaan dari shipper seperti itu. Resiko utama yang terjadi adalah adanya perubahan dari kepemilikan kargo saat kapal sedang dalam perjalanan. Jika ada perubahan judul cargo, maka akan timbul 2 BOL tetapi bukan pada BOL yang dibawa oleh master. Sehingga pembawaan kargo tersebut oleh master tidak menunjukkan kepemilikan barang yang tepat. Owner tidak memiliki pembelaan jika terjadi kejadian yang seperti ini. 

Hal lain yang harus diperhatikan jika Bill of Lading dibawa ke atas kapal bahwa Owner harus berusaha melindungi dirinya dari klaim dengan memasukan klausul dalam Bill of Lading yaitu dengan menerangkan dalam BOL "One original bill of lading retained on board against which, bill delivery of cargo may properly be made on instructions from shippers/charterers.". Dalam hal ini maka Master harus memberitahu kepada owner dan charterer.

E. Permintaan untuk discharge cargo pada tujuan yang berbeda yang tertera pada BOL

Jika adanya perbedaan pada tujuan discharge cargo, maka master harus memberitahukan terlebih dahulu kepada owner. Ship owner harus memiliki pengaturan untuk menangani permintaan seperti itu, seperti contoh mereka bisa meminta shipper untuk re-issue BOL setelah BOL yang lama dihancurkan. Ataupun Owner dapat memintakan Letter of Indemnity sehingga Master dapat discharge pada tujuan yang baru.

F. Permintaan untuk discharge cargo tanpa mengeluarkan original BOL

Discharge Cargo dengan menggunakan LOI sangat umum terjadi sekarang ini. Master harus dapat memastikan bahwa hal tersebut merupakan permintaan langsung dari Charterer/ Shipper untuk discharge cargo dengan menggunakan LOI. Master juga harus memperoleh konfirmasi dari Owner terkait dengan hal tersebut. 

Pada saat Time Charter, sering terjadi bahwa Charterer akan menerima LOI dari shipper dan meminta master untuk discharge cargo. Pada kejadian seperti ini, Owner juga sering membutuhkan LOI dengan format miliknya untuk memperoleh perlindungan jika terjadi Klaim. Karena jika Shipper menujukkan LOI kepada charterer, maka LOI tersebut akan mengganti kerugian kepada charterer tidak kepada Owner. Hal tersebut terjadi akibat tidak adanya kontrak antara shipper dengan owner secara langsung. Sehingga owner harus meminta LOI secara terpisah dengan format miliknya dari charterer.

G. Transhipment/ Lightering

Ketika mendapatkan instruksi dari charterer untuk melakukan transhipment/ lightening pada muatannya, master harus selalu mempertimbangkan apakah instruksi tersebut masih sejalan dengan Bill of Lading (BOL). Jika tidak maka master harus segera memberitahu kepada Owner. Dalam pemisahan semua atau sebagian cargonya selain pada tujuan akhir (final destination), maka master harus memastikan bahwa tanda terima untuk itu harus diterima dan ditandatangani oleh orang yang berwenang seperti master atau chief officer (CO) pada kapal lain.

Pada saat transhipment, master harus mengingat bahwa adanya perubahan peran padanya, karena saat itu mereka sebagai shipper dan harus memastikan bahwa tanda terima tersebut sesuai. Jika terjadi dispute (perselisihan) terkait dengan kuantitas pada jumlah transfer yang dilakukan dan receipt tersebut terbilang rendah, maka master harus memberitahukan kepada pelabuhan dishcarge.

H. Pencampuran (Commingling or Blending) Cargo on Board

Pencampuran (Commingling) biasanya dilakukan pada cargo/ muatan minyak (Oil Cargoes). Kejadian pencampuran kargo mungkin dilakukan pada tanggal yang berbeda/ tempat yang berbeda/ spesifikasi kargo yang berbeda. Jika pencampuran (commlingling) diminta oleh shipper/ charterer maka Master (Nakhoda) harus menolak untuk melakukan pencampuran kargo ini sampai dia menerima persetujuan dan instruksi dari Owner (Perusahaan). 

Pencampuran (Commingling) ini dapat mempengaruhi spesifikasi kargo yang sudah dimuat dan Carrier (Kapal) dapat dimintai pertanggungjawaban berdasarkan Bill of Lading (BOL) yang sudah dikeluarkan (Issued) atas kargo tersebut. Remark perlu dimasukan ke dalam Bill of Lading untuk Parcel (cargo) ini sebagai catatan atas commingle yang terjadi. Dalam hal pencampuran (commingling) ini mungkin akan terjadi permasalahan terhadap tanggal dan tempat pengiriman yang dinyatakan dalam Bill of Lading (BOL), karena perbedaan ini maka single bill of lading tidak boleh dikeluarkan.

I. Split Bill of Lading

Split Bill of Lading (BOL) adalah Bill yang dikeluarkan untuk beberapa muatan (part of cargo) yang dikirim berdasarkan satu set Bill of lading. Hal ini terjadi biasanya untuk muatan curah sebagai contoh membagi muatan (cargo) dalam satu bill of lading dimana pengiriman hanya dapat dilakukan ke satu pihak namun tiga penerima. Jika hal ini terjadi, semua original bill of lading (BOL) yang dikeluarkan untuk pengiriman harus diserahkan dan bill of lading pengganti harus dikeluarkan. 

Kehati-hatian harus dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah total cargo yang tercantu pada split bill of lading sama dengan jumlah dalam original Bill of Lading begitupun mengenai informasi yang tertera misalnya deskripsi kargo, tanggal harus sama. Juga disarankan untuk memasukan klausa terhadap pergantian Bill of Lading ini mengenai kemungkinan adanya receivers menerima kelebihan atau kekurangan jumlah kargo daripada yang seharusnya. Setelah Bill of Lading dikeluarkan, maka pengiriman hanya boleh dilakukan kepada penerima yang disebutkan dalam Bill of Lading pengganti dan sesuai dengan jumlah yang disebutkan dalam Bill of Lading tersebut. Kehati-hatian harus dilakukan dalam discharge cargo sedekat mungkin dengan jumlah yang tertera pada bill of lading.

Share :