Pengertian dan Fungsi Letter of Indemnity (Surat Ganti Rugi) Dalam Shipping

Pengertian dan Fungsi LOI - Letter of Indemnity sering disebut sebagai LOI. Ini adalah dokumen yang digunakan untuk membuat kontrak yang memastikan beberapa persyaratan dipenuhi antara pihak-pihak yang membuat kontrak. Biasanya, dokumen ini disiapkan dan disusun oleh pihak ketiga, seperti bank dan perusahaan asuransi, yang setuju untuk memberi kompensasi kepada salah satu pihak ketika pihak lain gagal memenuhi persyaratan kontrak.

Dengan kata sederhana, fungsi utama Letter of Indemnity adalah untuk memastikan bahwa kedua pihak yang terlibat dalam kontrak memenuhi semua persyaratan untuk menghindari kerugian bagi kedua pihak yang terlibat dalam transaksi. Gagasan LOI ini berasal untuk menghindari kerugian karena orang lain melakukan kesalahan. Berikut ini akan dijelaskan mengenai pengertian dari Letter of Indemnity, fungsi Letter of Indemnity, Siapa yang dapat mengeluarkan LOI dan Isi dari Letter of Indemnity.

Apa itu Letter of Indemnity (LOI)?

Letter of Indemnity atau yang sering disingkat sebagai LOI adalah dokumen ganti rugi yang mengikat secara hukum yang menjamin bahwa kondisi tertentu akan dipenuhi dalam perjanjian antara 2 pihak dalam transaksi perdagangan barang. Ini adalah dokumen yang ditulis oleh pihak ketiga, seperti perusahaan asuransi atau bank, yang menguraikan ketentuan dan kewajiban penting yang harus dipenuhi oleh kedua belah pihak.

Letter of Indemnity (LOI) dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan “Surat Ganti Rugi”. Surat ganti rugi menyatakan bahwa segala kerugian yang diakibatkan oleh pihak A kepada pihak B harus ditanggung oleh pihak A dengan menanggung kompensasi kerugian yang diakibatkan karena tindakan yang tidak dapat memenuhi syarat-syarat perjanjian. Dengan demikian, ketentuan surat ganti rugi dapat sebanding dengan klausula yang disebutkan dalam polis asuransi.

Jika salah satu pihak tidak memenuhi kewajibannya berdasarkan surat ganti rugi, pihak yang menulis LOI akan memberikan restitusi keuangan kepada pihak yang dirugikan. Surat ganti rugi juga disebut sebagai obligasi ganti rugi dan sering terlihat dalam polis asuransi yang disebut asuransi ganti rugi.

Dalam konteksnya di dunia shipping, Letter of Indemnity (LOI) merupakan dokumen yang melindungi pemilik kargo dari kerugian karena pencurian, kehilangan, kerusakan, atau kejadian yang merugikan lainnya yang mungkin berdampak pada barang yang dikirimkan. Terkadang juga dalam praktiknya di Industri pelayaran, LOI akan berguna jika pengirim membutuhkan pengangkut kargo mereka (kapal) untuk melakukan suatu tindakan yang dianggap di luar praktik "standar" agar pengiriman tetap berjalan. Sehingga dokumen ini akan membebaskan pengangkut dari segala bentuk tanggung jawab dan kemungkinan klaim yang timbul melalui perubahan kontrak, kemungkinan kerusakan kargo, biaya tambahan atau dampak negatif lainnya. Pengirim biasanya mengeluarkan LOI, saat meminta operator untuk beroperasi di luar praktik standarnya, karena hal ini menjadikan pengirim untuk memikul tanggung jawab jika ada kerusakan atau kerugian akibat perintah yang mereka lakukan.

Siapa Yang Dapat Mengeluarkan Letter of Indemnity (LOI)?

Terdapat 3 pihak yang terlibat dalam proses pembuatan LOI yaitu:

Carrier yang mencari ganti rugi
Pihak yang memberikan ganti rugi
Pihak ketiga yang mendukung orang yang memberikan ganti rugi

Jika salah satu pihak tidak memenuhi kewajibannya yang dinyatakan dalam surat ganti rugi atau mengubah ketentuan dalam kontrak, maka pihak yang menulis LOI akan memberikan ganti rugi keuangan kepada pihak yang dirugikan. Oleh karena itu, LOI berfungsi sebagai jaminan ganti rugi atau indemnity bond. Sebuah Letter of Indemnity dokumen dalam transaksi bisnis dapat diterbitkan oleh:

Perusahaan asuransi
Perusahaan pelayaran
Bank
Setiap pihak yang dapat mengganti kerugian

Apa Saja Isi dari Letter of Indemnity (LOI)

Letter of Indemnity (LOI) harus menyebutkan rincian kedua belah pihak yang terlibat dalam transaksi. Rincian tersebut umumnya berupa nama lengkap resmi dan alamat resmi, spesifikasi rinci dari bagian dan tujuan dari perjanjian yang dilaksanakan pada LOI.

Informasi yang tertera dalam Surat Ganti Rugi dapat berupa:

Judul “Letter of Indemnity”
Nama kedua belah pihak
Alamat kedua belah pihak
Nama dan afiliasi pihak ketiga
Syarat dan kewajiban pihak yang terlibat
Durasi ganti rugi
Deskripsi detail barang
Penjelasan rinci tentang ganti rugi
Penjelasan rinci tentang item
Tanggal pelaksanaan kontrak
Tanda tangan para pihak

Fungsi Letter of Indemnity (LOI)

Letter of Indemnity (LOI) adalah bagian penting pada setiap transaksi bisnis karena ini dapat melindungi satu pihak dari kerugian jika pihak lain tidak memenuhi kewajibannya. Setiap kerugian yang timbul akan diganti oleh pihak ketiga (bank atau perusahaan asuransi terkait) yang terlibat dalam transaksi dengan mengembalikan kerugian finansial.

LOI harus dengan jelas mencantumkan semua pihak yang terlibat (pengirim, pengangkut, dan jika diperbolehkan, penerima barang), dan harus menyertakan sebanyak mungkin detail (nama kapal, pelabuhan asal dan tujuan, deskripsi barang, nomor kontainer, spesifik dari bill of lading asli, dan lainnya). Dokumen LOI juga harus mencakup informasi tentang sejauh mana pengangkut bertanggung jawab dan harus menyebutkan pembebasan hukum jika terjadi perselisihan di kemudian hari dengan penerima barang.

Fungsi dan Tujuan dibuatnya sebuah Letter of Indemnity (Surat Ganti Rugi) adalah untuk melindungi salah satu pihak ketika terjadi beberapa kondisi sebagai berikut:

Pengiriman kargo ke pelabuhan yang tidak disebutkan dalam Bill of Lading
Split Bill of Lading
Jenis peralatan khusus atau jenis kargo
Pelepasan kargo tanpa Bill of Lading
Pelepasan kargo untuk Bills of Lading yang hilang
Jika pengiriman dikirim ke pelabuhan yang berbeda
Jika ada perubahan lain yang dilakukan pada ketentuan Bill of Lading Asli
Kargo yang tidak diklaim
Jika terdapat perlakuan khusus ada kargo yang dibawa kapal

Contoh Surat Ganti Rugi

Contoh Kasus Pembuatan Letter of Indemnity (LOI)

Berikut ini adalah contoh kasus atas Lost Bill of Lading dari sebuah perusahaan pengirim yang berbasis di Indonesia yang bernama “PT. Cakra Buana” yang mengirimkan barangnya ke India. Data pengiriman barang yang dilakukan sebagai berikut:

Nama Kapal: Temas 001
Pelabuhan Asal: Jakarta, Indonesia
Pelabuhan Tujuan: Mumbai, India
Deskripsi Barang: Crude Oil 1000 ton
Referensi Pengiriman: TMS 5723
Bill of Lading Tanggal dan Tempat Penerbitan: 05 Juli 2023 – Temas Shipping

Pengiriman Crude Oil 1000 ton dengan referensi TMS 5723 dikirimkan dengan kapal Temas 001. PT. Cakra Buana telah mengonfirmasi bahwa “Temas Shipping” selaku Carrier (Pengangkut) telah menerbitkan satu set lengkap OBL (“Bill of Lading Asli”) untuk pengiriman masing-masing. Namun karena kesalahan pengirim, maka terjadi kehilangan Bill of Lading sehingga meminta pengangkut untuk mengeluarkan Bill of Lading lainnya (Duplicate) tanpa harus memproduksi Bill of Lading Asli. Dengan kasus tersebut, maka PT. Cakra Buana telah memutuskan untuk menerbitkan LOI ke pengangkut “Temas Shipping” sehingga Consignee dapat mengambil kargonya.

Berdasarkan LOI yang diterbitkan, maka Pengirim “PT. Cakra Buana” menyetujui hal-hal sebagai berikut:

Kami mengganti rugi kepada Temas Shipping dan agennya dan tidak akan meminta pertanggungjawaban kepada mereka atas kehilangan, kerusakan, atau biaya tambahan apa pun yang timbul melalui permintaan ini.
Surat ganti rugi ini diatur oleh hukum setempat di mana LOI diterbitkan
Jika terdapat klaim yang meminta ganti rugi dikemudian hari, maka PT. Cakra Buana setuju untuk membayar semua biaya hukum dan biaya tambahan yang diakibatkannya.
Penanda Tangan Resmi memiliki otoritas hukum untuk mewakili PT. Cakra Buana dan mengonfirmasi semua informasi yang disampaikan dalam LOI ini adalah benar.

Kesimpulannya adalah Letter of Indemnity merupakan bagian penting pada perdagangan barang melalui kapal pada khususnya yang bertujuan untuk melindungi para pihak dari kerugian finansial akibat kegagalan pihak lain untuk memenuhi kewajibannya. Dalam pengiriman, surat ganti rugi melindungi pemilik kargo ataupun pengangkut (kapal) dari kerugian dan membebaskannya jika terdapat pihak-pihak yang melanggar kontrak akibat barang rusak, hilang, tidak sesuai deskripsi atau dicuri selama pengangkutan.

Karena vitalitasnya dalam proses pengiriman, setiap transaksi harus disertai dengan surat ganti rugi (LOI). Jika tidak, para pihak dapat kehilangan barang berharga mereka dan menderita kerugian dan kerusakan finansial jika terjadi peristiwa yang tidak disengaja atau kegagalan orang lain untuk mematuhi ketentuan kontrak mereka.

Ilmu Kapal dan Logistik