Ketahui Peran dan Tanggung Jawab Notify Party Dalam Bill Of Lading

Notify Party Bill of Lading - Pernahkan anda mendengar istilah Notify Party dalam sebuah Bill of Lading (B/L)? Dalam sebuah pengiriman suatu barang, istilah notify party cukup sering disebutkan utamanya dalam bill of lading, mereka adalah orang yang ditunjuk dalam Bill of Lading, Sea Waybill, atau Air Waybill untuk diberitahu ketika suatu kiriman tiba di tujuannya. Mari kita bahas siapa sebenarnya Notify Party, peran dan tanggungjawabnya dalam pengiriman barang, dan mengapa keberadaannya sangat penting.

Pengertian Notify Party (Pihak Yang Diberitahukan)

Notify Party adalah pihak yang diberitahu oleh pengangkut atau pengirim mengenai kedatangan barang atau jika terjadi perubahan status pengiriman. Mereka tercantum dalam dokumen seperti Bill of Lading dan memiliki peran khusus dalam memastikan kelancaran proses pengiriman. Selain itu, Rincian mengenai Notify Party juga dapat ditemukan dalam shipping order yang diserahkan ke perusahaan pelayaran.

Notify Party atau pihak yang diberitahu biasanya merupakan perantara atau orang yang ditunjuk oleh pengirim atau penerima barang. Pihak ini mungkin tidak memiliki kepentingan finansial atau hukum apapun terhadap kargo yang dikirim, namun mereka terlibat untuk mempercepat arus informasi dan pengurusan administrasi di tempat pembongkaran barang, seperti contoh adalah sebagai perantara bea cukai, perusahaan ekspedisi, atau bahkan agen pembeli.

Tugas dan Tanggungjawab Notify Party

Tanggung jawab utama dari Notify Party adalah untuk menerima Pemberitahuan Kedatangan dari perusahaan pelayaran dan mengambil langkah lebih lanjut untuk menangani barang kargo yang telah sampai. Beberapa tugas dan tanggungjawab Notify Party (Pihak yang Diberitahu) adalah sebagai berikut:

Bertindak sebagai jembatan komunikasi antara pihak pengirim dan penerima barang untuk memastikan kelancaran pengangkutan barang seperti membantu menyelesaikan permasalahan, penundaan, atau perubahan status apapun yang mungkin timbul selama proses pengiriman
Mengatur dan menangani dokumen bea cukai untuk melakukan izin dengan bea cukai
Jika kargo tercakup dalam L/C, maka menindaklanjutinya dengan bank mengenai penerimaan dokumen
Memeriksa keberadaan muatan dan menindaklanjutinya
Menangani atau mengoordinasikan penanganan Bill of Lading, Commercial Invoice, dan Packing List jika mereka terlibat dalam proses logistik
Kargo yang rentan terhadap kerusakan akibat fluktuasi suhu dan kelembapan harus disimpan dalam kondisi yang benar dan ditentukan. Oleh karena itu, penting bagi Notify Party untuk membersihkan atau mengatur dalam pengeluaran kargo secara tepat waktu dengan menggunakan peralatan dan transportasi yang tepat seperti yang ditentukan oleh penerima barang.

Contoh Notify Party Bill of Lading

Untuk mengilustrasikan hubungan peran Shipper, Consignee, dan Notify Party, berikut ini adalah contoh praktis dalam transaksi perusahaan ekspor impor barang di luar negeri.

Produsen barang bertindak sebagai shipper yang bertanggung jawab untuk packing barang dengan aman dan mengatur pengangkutan.
Pembeli di luar negeri berperan sebagai Consignee, dimana bertanggungjawab dalam menerima barang, memastikan kualitasnya, dan mengurus bea cukai pada saat kedatangan.
Notify Party dapat bertindak sebagai perantara dimana dapat selaku sebagai pihak penerima barang atau perantara pabean. Mereka bertugas untuk memberi tahu pembeli dan penjual tentang progress pengiriman, atau ketika ada perubahan jadwal pengiriman, atau perlunya aktivitas/ dokumentasi tambahan.

Siapa Saja Yang Dapat Menjadi Notify Party Di Bill of Lading?

Notify Party merupakan pihak yang dapat dihubungi ketika kiriman sampai di tempat tujuan. Perusahaan Pelayaran sebagai carrier akan mengikuti instruksi yang sah dari shipper dan menunjukkan kepada notify party tentang dokumen pengangkutannya seperti bill of lading atau seaway bill.

Biasanya Consignee dan Notify Party adalah sama, namun terkadang keduanya merupakan pihak yang berbeda. Kolom Notifiy Party dalam bill of lading hanya diisi jika terdapat perbedaan nama dengan pihak yang tercantum di kolom penerima barang (consignee) atau juga bisa diisi “Same as Consignee”. Selain itu, Pihak yang diberitahukan ini dapat berupa pembeli itu sendiri, agen pengiriman (shipping agen), atau entitas lainnya.

Pihak - Pihak Yang Dapat Menjadi Notify Party Bill of Lading

1. Penerima Kargo Yang Sebenarnya

Notify Party dapat ditampilkan sebagai pihak yang diberitahu jika bill of lading diserahkan, sehingga mereka mengetahui kapan kiriman diperkirakan tiba di tujuan. Jika pihak yang diberitahukan berbeda dengan penerima barang pada B/L, maka pihak yang diberitahukan hanya diberitahu tentang ETA (Estimated Time Arrival) sehingga mereka dapat melakukan tindakan untuk proses clearence dan menyerahkan barang kepada penerima barang pada tanggal yang dimaksud.

2. Agen Penerima Barang/ Clearing Agent

Selain itu Notify party dalam Bill of lading dapat berupa Freight Forwarder atau EMKL yang ditunjuk oleh penerima kargo untuk mengatur penerimaan, izin dan pengiriman kargo.

3. Trader atau Broker

Trader atau Broker dapat menjadi Notify party yaitu menjadi perantara kesepakatan/pengiriman dan yang ingin melacak pengiriman barang tersebut.

4. Pihak Lainnya

Beberapa Pihak yang berkepentingan untuk mengetahui kedatangan dan pengiriman kiriman dan mungkin memiliki kepentingan langsung ataupun tidak langsung juga dapat menjadi Notify Party atau Pihak yang perlu diberitahukan dalam Bill of Lading. Jika memiliki kepentingan langsung, biasanya mereka telah dijanjikan barangnya oleh pembeli asli atau penerima barang.

Hal - Hal Yang Harus Diketahui Terkait Notify Party

Beberapa hal yang perlu diketahui tentang Pihak yang diberitahu dalam kaitannya dengan pengiriman barang adalah sebagai berikut:

Tugas shipper untuk memberikan rincian Notify Party secara lengkap dan benar ke Pengangkut (Carrier) dengan menampilkannya pada B/L.
Dalam keadaan apapun Carrier dan Shipping Agency tidak akan bertanggung jawab atas kegagalan memberi tahu Penerima Barang atas kedatangan Barang. Kegagalan memberikan pemberitahuan kedatangan barang, tidak akan membuat Pengangkut (Carrier) bertanggung jawab atau membebaskan Penjual dari kewajiban apapun berdasarkan perjanjian Bill of Lading.
Mungkin dapat lebih dari satu ‘Notify Party’ pada B/L jika pihak yang menerima barang (Consignee) dan Clearing Agent berbeda.
Notify Party pada Bill of Lading memungkinkan untuk menunjukkan rincian kontak agen indentasi atau buyer agent. Biasanya agen ini mendapatkan komisi atas penawaran untuk menjual barang atau menyediakannya atas nama mereka.
Notify Party sering diberitahu segera setelah kapal meninggalkan tempat asal pelabuhannya
Kegagalan untuk memberi tahu Notify Party dapat mengakibatkan beberapa konsekuensi yang tidak diinginkan bagi semua pihak yang terlibat – terutama pelanggan di pihak penerima.
Pada bill of lading atau seaway bill, kolom notify party tidak wajib diisi jika penerima barang dan Notify Party adalah sama.
Dalam kasus tertentu, pihak yang diberitahukan (Notify Party) diberikan akses ke sistem pelacakan kargo pengangkut laut yang akan melacak dan menunjukkan posisi kargo tertentu sejak dimuat ke dalam kapal pengangkut, hingga penerima asli resmi menerimanya.

Dampak Dari Kegagalan Pemberitahuan Kepada Notify Party

Kelancaran dan kejelasan arus informasi memiliki peran krusial dalam setiap proses pengiriman barang. Kegagalan dalam memberitahu pihak-pihak terkait atau kehilangan informasi dapat mengakibatkan penundaan dan masalah yang serius. Berikut adalah dampak dari kegagalan pemberitahuan kepada Notify Party:

Keterlambatan Izin: Jika pihak yang memberitahukan tidak memberi tahu Notify Party tentang Estimated Time of Arrival (ETA) pengangkut, formalitas bea cukai dan pengaturan lainnya dapat terhambat. Penundaan izin yang tidak terduga dapat mengakibatkan biaya penyimpanan atau kerusakan pada kargo.
Keterlambatan Pada Pengaturan Pengangkutan Darat: Informasi mengenai kedatangan kapal dan pembongkaran muatan penting untuk mengatur transportasi darat. Kegagalan dalam memberitahu dapat menghambat pengaturan pengangkutan dari pelabuhan ke tempat penerima barang.
Kerusakan dalam Rantai Pasokan: Keterlambatan dalam proses perizinan dapat berdampak buruk pada perhitungan dan perencanaan penyimpanan gudang, mempengaruhi rantai pasokan dan operasi Just-in-Time.
Situasi Kehabisan Stok dan Kegagalan Pengiriman Tepat Waktu kepada Pelanggan: Kegagalan memberitahu dan keterlambatan dalam pengurusan kiriman dapat menyebabkan kehabisan stok baik bagi penjual/distributor maupun pelanggan. Ini dapat berdampak serius pada bisnis, terutama pada rantai pasokan ramping dan operasi Just-in-Time.
Situasi Kelebihan Stok: Jika kargo tidak segera diserahkan kepada pelanggan setelah proses pemberitahuan, selain kehabisan stok, hal ini dapat mengakibatkan kelebihan stok di kemudian hari, terutama jika pengapalan pendek dan berikutnya telah tiba.
Kerusakan pada Kargo: Keterlambatan penyelesaian kargo dapat mempengaruhi umur simpan produk. Beberapa kargo memiliki umur simpan terbatas, dan keterlambatan dapat mengurangi umur simpan atau bahkan membuat produk kedaluwarsa.

Dengan demikian, menjaga alur informasi yang efisien dan memberikan pemberitahuan yang tepat waktu kepada Notify Party menjadi kunci untuk menghindari dampak kerugian dalam pengiriman barang.

Ilmu Kapal dan Logistik