Prosedur Kedatangan Kapal di Pelabuhan (Pre-Arrival)

Prosedur antara Kapal dan Terminal Pelabuhan Sebelum Kedatangan Kapal (Pre-Arrival) - Kedatangan dan Keberangkatan kapal di pelabuhan adalah hal yang pasti terjadi dalam kegiatan pelayaran kapal. Dalam proses keberangkatan dan kedatangan ini terdapat beberapa proses yang terjadi antara kapal dengan shore terminal. Oleh karena itu terdapat beberapa prosedur yang harus dilakukan baik oleh ABK kapal ataupun pihak Terminal Pelabuhan sebelum kedatangan kapal. 

Prosedur yang dilakukan kedua pihak ini melibatkan informasi, administrasi dan aspek teknis terutama yang dilakukan oleh kapal (Departemen Dek dan Mesin). Oleh karena itu perlu adanya perencanaan dan kesiapan dalam semua hal yang diperlukan untuk kapal dapat berlabuh dengan aman dan selamat. Berikut ini adalah gambaran singkat tentang prosedur dan pedoman yang harus diikuti sebelum kapal memasuki suatu pelabuhan.

Persiapan Kapal Sebelum Memasuki Pelabuhan (Pre-Arrival)

Sebelum memasuki suatu pelabuhan (Port Pre-Arrival), kapal harus memberikan informasi ke terminal sehingga bongkar muat dapat direncanakan. Demikian pula terminal pelabuhan juga membutuhkan informasi tentang kapal untuk memungkinkan persiapan untuk memuat atau membongkar muatan kapal. Sehingga sangat penting bahwa terjadi pertukaran informasi dalam waktu yang cukup untuk memungkinkan segala persiapan dibuat.

Sebelum pemuatan dimulai, harus ada kesepakatan antara pihak kapal (master/ nakhoda) dengan terminal representative mengenai loading rate dan urutan kargo yang akan didistribusikan untuk mencapai rencana pemuatan akhir. Secara umum, kesepakatan ini harus didasarkan pada satu atau lebih opsi berikut:

1. Pembatasan atau restriction dalam prosedur pemuatan yang dimuat dalam ship’s loading manual atau trim and stability booklet ataupun keduanya
2. Jika pembatasan atau restriction yang disebutkan dalam poin 1 tidak ada dan kapal memiliki instrumen pemuatan yang telah disetujui, loading plan (rencana pemuatan) harus disiapkan pada instrumen dan harus ada protokol sehingga pemuatan berada dalam batas tegangan kapal yang disetujui
3. Jika poin 1 atau 2 tidak dapat dipenuhi, maka prosedur konservatif harus diikuti

1. Informasi yang diberikan dari Kapal ke Terminal

Dalam merencanakan ketersediaan kargo yang tepat untuk memenuhi rencana pemuatan kapal, kapal harus memberikan informasi ke terminal loading seperti:

• Estimated Time of Arrival (ETA) / Perkiraan waktu kedatangan kapal
• Nama Kapal, Call sign, IMO Number kapal, Negara bendera dan pelabuhan pendaftaran (port of registry)
• Loading Plan yang menyatakan jumlah muatan yang diperlukan, stowage di palka, urutan pemuatan (loading order) dan jumlah yang akan dimuat dalam setiap pemuatan (pour)
• Arrival Draught dan Derparture Draught yang diusulkan
• Waktu yang dibutuhkan untuk deballasting
• LOA, Lebar (B), dan panjang area kargo dari palka depan hingga ke palka belakang setelah kargo akan dimuat atau dari mana kargo akan dipindahkan
• Jarak dari garis air ke palka pertama yang akan dimuat atau dibongkar 
• Jarak dari sisi kapal ke bukaan palka
• Lokasi tangga akomodasi kapal
• Air Draught
• Detail dan kapasitas ship’s cargo handling gear
• Jumlah dan jenis tali tambat
• Barang/ Item lain yang berhubungan dengan kapal yang diminta oleh terminal

Kapal-kapal yang tiba di terminal bongkar muat dalam kondisi muatan sebagian juga harus menginformasikan:

• Berthing displacement dan draughts
• Pelabuhan bongkar atau muat sebelumnya
• Sifat dan stowage kargo yang sudah ada di kapal dan ketika barang berbahaya (IMDG) dalam jumlah besar ada di kapal, maka harus tertera nama bahan, Kelas IMO dan Nomor UN atau Nomor BC
• Distribusi kargo di atas kapal yang menunjukkan muatan yang akan dibongkar dan tetap di atas kapal

2. Informasi Yang Diberikan dari Terminal kepada Kapal

Ketika menerima notifikasi awal ETA kapal, terminal harus memberikan informasi kepada kapal sebagai berikut:

• Nama berthing di mana muatan akan dibongkar/ muat akan dilakukan 
• ETB (Estimating Time for Berthing) / Perkiraan waktu berlabuh dan waktu selesainya bongkar muat
• Karakteristik peralatan bongkar muat
• Fitur dermaga atau jetty yang mungkin perlu diperhatikan oleh nakhoda, termasuk posisi penghalang tetap dan bergerak, fenders, bollard dan mooring arrangements
• Kedalaman air minimum di sepanjang dermaga dan di departure channels
• Water density di tempat berlabuh
• Jarak maksimum antara garis air dan bagian atas hatch cover atau coaming (mana yang relevan dengan operasi pemuatan) dan maximum air draught
• Pengaturan untuk gangways dan akses
• Sisi kapal mana yang akan berada di samping tempat berlabuh
• Kecepatan maksimum yang diizinkan untuk melakukan pendekatan ke dermaga dan ketersediaan kapal tunda, jenisnya dan tarikan bollard
• Urutan pemuatan untuk paket kargo yang berbeda dan batasan lainnya jika tidak memungkinkan untuk mengambil kargo dalam urutan atau palka apa pun yang sesuai dengan kapal
• Setiap sifat muatan yang akan dimuat yang dapat menimbulkan bahaya ketika bersentuhan dengan muatan atau residu di atas kapal
• Informasi awal tentang operasi penanganan kargo yang diusulkan atau perubahan rencana penanganan kargo yang ada
• Jika peralatan bongkar muat terminal tetap yang memiliki batasan untuk pergerakannya
• Tali tambat (mooring line) yang diperlukan
• Peringatan pengaturan tambatan (Mooring Arrangement) yang tidak biasa
• Pembatasan apa pun dalam deballasting
• Draft berlayar maksimum (maximum sailing draught) yang diizinkan oleh otoritas pelabuhan
• Item lain yang berhubungan dengan terminal yang diminta oleh master

Seperti itu penjelasan mengenai prosedur pre-arrival sebelum kapal datang ke pelabuhan. Sebelum masuk ke pelabuhan, seorang master/ nakhoda kapal harus mempersiapkan beberapa hal terlebih dahulu untuk diberitahukan kepada terminal representative terkait bongkar muat yang akan dilakukan. Begitu juga sebaliknya, seorang terminal representative juga harus memberitahukan hal-hal penting terkait informasi yang dibutuhkan oleh kapal sebelum masuk ke pelabuhan. Kedua hal tersebut bertujuan untuk memperlancar kegiatan masuk proses sandar kapal dan memperlancar kegiatan bongkar muat kapal pengangkut curah nantinya.

Share :